Filenya Dimana Ya....?

01 November 2016 | 08:05 | RATIH ANGGARA PURI, S.Sos. | Artikel

Terkait

Menghadapi Tantangan Global Megatrend 2050, Diperlukan Cara Menyiapkan Tenaga Terampil di Masa Depan

329 Peserta Lulus SKD dan Berhak Mengikuti SKB

Pemanggilan Asesmen Pelaksana Calon Ketua Tim Kerja

678 PPPK ikuti kegiatan Orientasi Pengenalan Nilai dan Etika pada Instansi Pemerintah

BKPSMD Turut Partisipasi Bersih Pantai Sodong Dalam Rangka Bulan Bakti Gotong Royong Masyarakat

Klik sini, klik sana, klik ini, klik itu. Pernahkah kita mengalami hal seperti itu? Berada di depan komputer atau laptop sambil mencari-cari dimana kita menyimpan file yang akan kita gunakan. Apalagi file yang dibutuhkan adalah data penting dan harus tersedia dalam waktu singkat. Semua folder dan file telah kita buka, tetapi tidak mendapatkan titik terang. Saya rasa kita semua hampir pasti pernah mengalami kejadian seperti itu. Lalu apa yang biasanya kita lakukan? biasanya kita sering menggunakan fasilitas yang tersedia di software office/komputer, yaitu search, caranya dengan mengetikkan kata yang mungkin kita pakai sewaktu memberi nama pada file/folder. Setelah diketik, kemudian search, muncullah sederet folder dan mungkin juga file dalam komputer. Nama yang mirip juga akan terlihat, kemudian kita memilih, mana yang kira-kira sesuai dengan apa yang kita inginkan. Cara ini bisa kita pakai sebagai alternatif untuk mencari file/folder. Tetapi, akankah setiap kita ingin mencari file/folder harus selalu dengan cara seperti ini? Sungguh merepotkan dan memakan waktu. Belum lagi kalau file yang kita inginkan tidak ditemukan. Kita pasti bertanya-tanya, ada dimana ya? Ouw ouw...

Lalu, bagaimana caranya kita mengatur file dan folder dalam komputer/ laptop? Bagi pegawai/karyawan, tentunya setiap tahun ada program kerja yang akan dilaksanakan. Program kerja tersebut diejawantahkan ke dalam rincian kegiatan, baik yang ada anggarannya maupun yang tidak ada anggarannya. Dari kegiatan yang akan dilakukan, tentunya kita sudah dapat memperkirakan arsip/dokumen apa saja yang akan tercipta, sebagai bukti bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan. Dari hasil perkiraan tersebut, kita membuat rumah sebagai tempat menyimpan arsip elektronik agar menjadi tertib, rapi, dan tentu saja memudahkan pencarian.
Langkah mudah mengelola file di komputer:

1. Identifikasi arsip yang akan tercipta;

Dari kegiatan yang akan berjalan, kira-kira dokumen apa saja yang harus dibuat atau tersedia untuk menunjang kegiatan.

2. Membuat folder utama untuk satu tahun;

Create new folder untuk satu tahun, misal 2015

3. Create nama kegiatan di dalam folder;

Misal [2015] PUPNS
Misal [2015] PENATAAN FILE

4. Create rincian kegiatan di dalam folder kegiatan;

Misal [2015] PUPNS RKA
Misal [2015] PUPNS SPRINT
Misal [2015] PUPNS LAPORAN
Misal [2015] PUPNS SPPD
Misal [2015] PUPNS HONOR
Misal [2015] PUPNS REKAP DATA
Misal [2015] RAPAT, dst

4. Folder kegiatan dapat diisi rincian kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan. Folder dapat dibuat sebelum kegiatan berjalan ataupun ketika kegiatan sedang berjalan.

5. Jangan menyimpan folder penting di drive ‘’C’’, karena jika komputer harus diinstal ulang, maka semua file dan folder menjadi hilang.

6. Jangan lupa, pisahkan file pribadi dan file yang berkaitan dengan pekerjaan.

Dengan membuat folder untuk setiap kegiatan, maka secara tidak langsung kita juga belajar untuk tertib dalam mengelompokkan file. Cukup mudah dan simpel kan. Ada beberapa keuntungan ketika kita menyimpan file berdasarkan pengelompokan tahun, diantaranya:

File kegiatan akan mengelompok, mengingat untuk pertanggungjawaban administrasi dan kegiatan dilakukan per tahun anggaran.
Sebagai kendali/pengingat, arsip apa saja yang belum tercipta atau arsip apa saja yang harus dilengkapi, sehingga arsip yang tercipta dalam satu kegiatan akan menjadi lengkap. Hal ini berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban kegiatan dan pertanggungjawaban penggunaan anggaran juga lho.
Sebagai rekam jejak kegiatan. Sebagai gambaran berhasil atau gagalnya sebuah kegiatan dapat dilihat dari arsipnya. Hal ini juga dapat dijadikan pembanding kegiatan dari tahun per tahun.
Memudahkan penemuan kembali kegiatan yang telah berlalu. Hal ini dapat dijadikan referensi dalam kegiatan yang sejenis di tahun yang akan datang.
Output kegiatan selama satu tahun dapat diidentifikasi dan tidak bercampur dengan tahun sebelumnya atau selanjutnya, termasuk kegiatan yang pembiayaannya bersifat multi years atau berkelanjutan. Arsip yang tercipta tetap terpisah, sehingga dapat dilihat capaian kinerja per tahun.
Nama folder mudah dikenali, apabila tidak sengaja tergeser atau masuk dan tersimpan di folder lain, maka identifikasinya menjadi lebih mudah.
Komputer tidak dipenuhi dengan file-file campuran yang tidak mempunyai folder, sehingga terlihat rapi dan tidak membingungkan.

Bagaimana dengan kegiatan insidental? Tentu saja harus dikelompokkan juga ke dalam folder-folder dengan nama yang memudahkan kita untuk menyimpan file yang sejenis. Misalnya kita sedang menngunduh tentang Permendagri, maka dapat dimasukkan ke dalam folder ‘’peraturan’’. File yang kita download juga harus di rename sesuai dengan permasalahannya, atau bisa juga dengan menggunakan nomor peraturannya dan jangan disimpan otomatis. Hal ini bertujuan untuk memudahkan kita mengenali nama file ketika dibutuhkan. Tujuan dari pengelompokan file dalam media elektronik ini adalah agar file mudah untuk ditemukan kembali. Mari kita memulai untuk merapikan file dalam bentuk elektronik dengan cara yang sederhana dan konsisten. Mudah kan?.