Ada Cerita di Balik Cuti Mobile

Pagi itu hari Rabu tanggal 07 Pebruari 2024. Jam dinding masih menunjukan pukul 03:02 WIB dini hari. Aldo mendapat kabar dari pamannya Pak Purwanto, melalui pesan singkat WhatsApp bahwa Bapaknya yang berada di Banjarnegara terkena serangan jantung, tidak sadarkan diri dan harus secepatnya dibawa ke rumah sakit. Perasaan Aldo saat itu bingung, sedih dan gelisah ngga karuan, bagaikan kaca tertimpa  batu besar, hancur berkeping-keping.

Saat itu juga Aldo bergegas membangunkan Asih istrinya dan Toro anak semata wayangnya untuk bersiap-siap berangkat menuju Banjarnegara.  Ketika semua sudah bersiap, Aldo pun men-start  sepeda motor kesayangan pemberian Bapaknya, Honda WIN 100 Tahun 1994 untuk memulai perjalanan menembus suasana gelap dan cuaca dingin berboncengan dengan istri dan anaknya.

Tiba di rumah Bapak pukul 07:12 WIB pagi dan ternyata menurut pamannya, Bapak sudah dibawa ke rumah sakit dibantu oleh Pak Sugito yang merupakan ketua RT setempat. Istri dan anaknya ditinggal di rumah Bapak, sementara Aldo melanjutkan perjalanan ke rumah sakit.

Sesampainya di rumah sakit, ternyata Bapak sudah berada di ruang IGD dan sedang dirawat secara intensif oleh dr. Fathurahman, Sp.JP., seorang dokter ahli spesialis jantung. Aldo menangis tersedu-sedu melihat kondisi Bapak yang sudah lemas tidak sadarkan diri. “maafkan Aldo..Bapak”, gumamnya.

Sebagai seorang Klerek Aparatur Sipil Negara (ASN) di Pemerintah Kabupaten Cilacap, Aldo menyadari bahwa hari Rabu ini dirinya harus masuk kerja, tetapi apalah daya kondisi darurat yang mendadak membuatnya harus lebih memilih untuk tetap bersama Bapaknya yang sakit.

Aldo membuka smartphone merk Xiaomi Redmi 5A yang layar LCD nya sudah sedikit retak untuk memberi kabar ketidakhadiran kepada atasan, Pak Setiadi namanya. Aldo sempat berfikir untuk membuat surat cuti alasan penting, tapi bagaimana caranya, situasinya sangat tidak memungkinkan sehingga Aldo memutuskan untuk membuat surat cuti nya nanti saja ketika sudah masuk kerja.

Sobat BKPSDM Cilacap..., situasi seperti diatas mungkin pernah dirasakan oleh beberapa ASN, kesulitan membuat surat ijin cuti dalam kondisi tertentu. Belum lagi ketika Pejabat Yang Berwenang Menandatangani Surat Cuti (PYB) sedang dalam posisi di luar daerah atau jadwal kegiatan Beliaunya sedang sangat padat, bisa saja mengajukan usulan ijin cuti hari ini, surat ijin cutinya baru ditandatangani minggu depan.

BKPSDM Kabupaten Cilacap menyadari itu dan berkomitmen untuk selalu memberikan layananan kepegawaian yang terbaik kepada semua ASN. Sehingga di tahun 2024 ini, telah meluncurkan Mobile Aplication Big Apps CISA yang di dalamnya terdapat modul aplikasi e-Cuti sebagai usulan layanan Cuti ASN melalui perangkat smartphone yang berfungsi untuk menghindari keterlambatan, mengurangi prosedur proses usulan dan mengurangi berkas persyaratan layananan. Aplikasi ini dapat diunduh melalui Playstore (bagi pengguna Smartphone Android) dan Appstore (bagi pengguna Smartphone IOS/ iPhone).

Mengapa Berbasis Mobile / Smartphone?
Pertumbuhan pengguna smartphone di dunia yang dilansir dari Stock Apps mencapai 5,3 miliar pada Juli tahun 2021. Jumlah tersebut menggambarkan lebih dari separuh total populasi penduduk bumi sekitar 7,9 miliar dengan persentase 67 persen. Sementara Kementerian Komunikasi dan Informatika menyatakan bahwa penggunaan smartphone mencapai 167 juta orang atau dengan persentase 89 persen dari total penduduk Indonesia.
Artinya, aplikasi cuti mobile akan lebih mengenai sasaran karena ASN pengguna smartphone sudah sangat banyak dibandingkan dengan pengguna Personal Computer/PC.

Apa saja fiturnya?
Aplikasi Cuti Mobile terhubung dengan data/dokumen kepegawaian e-Simpeg dan e-File sehingga apabila dokumen yang menjadi berkas persyaratan usul ijin cuti telah tersedia dalam aplikasi e-File maka dokumen tersebut tidak perlu lagi dilampirkan. Fitur  Notifikasi memungkinkan setiap user yang terlibat dalam usulan cuti (Pengusul, Pengelola layanan cuti, Atasan langsung dan PYB) akan menerima pesan peringatan sehinggga progresnya bisa segera dieksekusi. Fitur Lihat Progres Cuti digunakan untuk memantau sejauh mana progress usulan cuti sedang berjalan, fitur Cek Riwayat Cuti untuk melihat jenis cuti apa saja yang sudah diambil dan terakhir fitur Cek Kuota Cuti untuk melihat berapa sisa kuota cuti yang belum diambil.
 
Siapa saja yang terlibat dalam proses usulan Cuti?
ASN yang mengajukan cuti dapat langsung mengusulkan ijin cuti melalui aplikasi Cuti Mobile. Petugas Pengelola Cuti di OPD akan memeriksa apakah usulan cuti sudah sesuai ketentuan yang berlaku atau belum. Apabila sudah sesuai ketentuan, smartphone Atasan Langsung akan menerima notifikasi atas usulan cuti bawahannya sehingga atasan langsung dapat segera memverifikasi untuk menyetujui atau menolak usulan cuti tersebut. Jika disetujui atasan, smartphone Pejabat Yang Berwenang Menandatangani Surat Cuti (PYB) akan menerima notifikasi juga sehingga dimanapun berada PYB dapat segera memvalidasi usulan cuti tersebut. Setelah surat ijin cuti selesai diproses, sistem akan secara otomatis mengirimkan surat cuti kepada ASN yang mengusulkan cuti.

Apa saja kelebihannya jika menggunakan Aplikasi Cuti Mobile ?
Dibandingkan dengan menggunakan metode konvensional, usulan cuti menggunakan aplikasi mobile dapat memangkas waktu pengusulan lebih cepat karena proses usulan dan verifikasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Prosesnya sangat simple dan mudah diikuti, data dan dokumen ASN juga sudah tersedia. Output yang berupa Surat Ijin Cuti tidak perlu dicetak karena sudah tersimpan secara otomatis di e-File, dan petugas pengelola cuti dapat melihat rekapitulasi cuti yang sedang dan sudah diambil oleh semua ASN di Pemerintah Kabupaten Cilacap.

yuk segera gunakan aplikasinya...